Gestión eficaz del tiempo

Gestión eficaz del tiempo

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uántas veces has llegado a casa, tras una larga jornada, con la sensación de no haber hecho nada, de haber desperdiciado tu tiempo?

La mayoría de las veces pensamos que hemos dedicado demasiado tiempo a cuestiones que no son realmente importantes, y a lo que sí importa no le hemos dedicado la atención que merecía debido a falta de concentración, apremio, interrupciones, etc.

Una cosa está clara: el tiempo es irrecuperable e irremplazable y gestionar el tiempo es gestionar la vida. Y esto es clave, ya que todas las cosas superfluas que nos roban nuestro tiempo, contribuyen significativamente a que no cumplamos con nuestros objetivos profesionales, personales, familiares y sociales; y ceder a ellas significa postergar deseos y aspiraciones, además de quitarnos tiempo de calidad para nuestras familias, amigos y para nosotros mismos.

Este podría ser un post -uno más- donde se dieran consejos sobre: aprender a decir NO, aprender a delegar, ser organizado, evitar distracciones, aprender a utilizar los tiempos muertos, aprender a usar la agenda, evitar caer en el perfeccionismo…, todos ellos muy útiles a la hora de gestionar nuestro tiempo de forma eficaz. Pero hoy quiero ir «un poco más allá». La gestión del tiempo es mucho más que escribir una serie de tareas en un cuaderno e ir tachándolas conforme las vas completando. La gestión del tiempo es una filosofía de vida. Si adoptas esta filosofía te darás cuenta de que el tiempo es «elástico» y podrás hacer con él muchas más cosas de las que realizas ahora.

Uno de los autores con mayor reconocimiento mundial en administración del tiempo es STEPHEN COVEY. En su libro «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva», Covey ha desarrollado su modelo de «los 4 cuadrantes», que consiste en una matriz dividida en 4 partes, como la que aparece en la imagen.

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1º Cuadrante: Este cuadrante se compone de todas aquellas cosas que son importantes y urgentes. Son tareas que no pueden ser postergadas debido a lo urgente de su naturaleza. Suelen ser asuntos que tienes que solucionar cuanto antes, dejando de lado cualquier otra cosa que estuvieras haciendo en ese momento. Se trata de problemas acuciantes, proyectos con fecha límite, accidentes imprevistos (se estropea el ordenador), etc. Cuanto más nos centramos en este cuadrante, más nos domina y nos deja menos margen de maniobra. Es el cuadrante del estrés y del agotamiento.

2º Cuadrante: Se compone de aquellas cosas no urgentes pero sí importantes. Aquí encontramos la planificación, la salud, el bienestar, etc. Son tareas que no son urgentes a corto plazo, pero que sí tienen gran importancia a largo plazo. Establecer un plan de estudio a falta de 4 meses para los exámenes, no es una cosa de extrema urgencia, pero conviene hacerlo cuanto antes ya que es algo importante. Del mismo modo, no es cuestión de vida o muerte practicar hoy mismo algo de deporte, sin embargo adquirir el hábito de realizar ejercicio tiene gran importancia a largo plazo. Este es el cuadrante de la calidad, donde planificamos a largo plazo, nos anticipamos y prevenimos los problemas.

3º Cuadrante: Aquí encontramos aquellas cosas no importantes pero sí urgentes. Es el cuadrante del engaño. En él pasamos la mayor parte del tiempo (a veces creyendo equivocadamente que se trata de actividades del cuadrante 1). Suelen ser actividades que sirven para satisfacer las prioridades y expectativas de los demás. Aquí están las llamadas, interrupciones, reuniones, correos, informes…

4º Cuadrante: Todo aquello que no es importante, ni urgente. Es el cuadrante de la «pérdida de tiempo», al que nos solemos escapar para huir del agobio que nos produce los cuadrantes 1 y 3. Implica un deterioro sin consistencia, no vale ni aporta nada: tareas triviales como ver la TV, perder el tiempo en Facebook, consultar el correo cada 10 minutos, alargar innecesariamente «el café», pausas, conversaciones intrascendentes, etc.

Si organizas tu agenda utilizando estos 4 cuadrantes, comprobarás que existe una tendencia a meterlo todo en el 1 y en el 3. Es decir, todo es importante y urgente o no es importante, pero sí urgente. Parece que tenemos una predisposición a considerar que todo lo que nos sucede es urgente; como consecuencia sufrimos de estrés y cansancio. Además nos enfocamos en el corto plazo sin posibilidad de planificar un largo plazo más estructurado. Cuando ya no podemos más, pasamos al cuadrante 4 en busca de distracción. Nos pasamos la vida saltando entre el 1, el 3 y el 4, sin apenas tiempo para el cuadrante 2 que es donde se esconde la felicidad. Es importante pararnos un momento y analizar cuidadosamente cada una de nuestras tareas, para poder realizar un reparto más equitativo entre los 4 cuadrantes y sobre todo, encontrar más tareas y más tiempo para invertir en el cuadrante 2.

Si has llegado hasta aquí, te propongo un reto: plantéate las siguientes preguntas reflexionando sobre tu vida y tus tareas de cada día:

  • ¿Dónde pasaste la semana pasada la mayor parte de tu tiempo? ¿En qué cuadrante?
  • ¿Qué cosas importantes no recibieron su tiempo y atención?
  • ¿Cuál es la actividad que sabes que si la desempeñaras con excelencia y sin descanso, habría redundado en importantes resultados positivos en tu vida personal/profesional?
  • Y si sabes todo esto ¿Por qué no lo haces?

Recuerda: no son urgentes ni acuciantes. No actúan sobre ti, eres tú el que tiene que actuar sobre ellas.

 

 

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Excelente aportación. Gracias por todo el material tan útil que ponéis a nuestro alcance.

    Gracias a ti por leernos y por comentar. Un abrazo, Aurelio!

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